Il break-even per persona per notte esiste. Il problema è che nessun gestionale lo calcola.
Tre scenari, una tabella, 18 unità: come risalire al prezzo minimo sotto cui una proprietà va in perdita. E perché il gestionale non lo calcola.
Lunedì mattina, 8:47. Il tuo telefono suona. È la proprietaria di uno dei tuoi clienti più grandi, 18 unità tra ville e appartamenti in Sicilia. Ti scrive di getto, senza preamboli:
“Devi vedere se trovi il costo minimo di affitto diurno a persona sopra il quale ho un guadagno.”
Sembra una domanda banale. È banale. Ed è la domanda più difficile che un property manager si sente fare in tutto l’anno.
Perché la domanda sembra banale (e non lo è)
La formulazione è da bar: “a partire da quale prezzo per persona per notte ci guadagno?”. Il PM medio risponde d’istinto: “dipende dalla stagione, dai costi, dagli ospiti”. Vero, ma inutile. La cliente non vuole “dipende”. Vuole un numero.
Chiamalo break-even per persona per notte. Costi totali del periodo diviso il numero di guest-nights (persone × notti dormite). Sotto quel numero, ci rimetti. Sopra, ci guadagni.
In una formula:
BE €/pax/notte = Costi totali del periodo / Guest-nights
Facile. Il problema è che la cliente non ce l’ha, questo numero. Non ce l’ha sulla sua contabilità, non ce l’ha sul suo PMS, non ce l’ha sul channel manager. Non ce l’ha da nessuna parte, perché nessun tool del settore lo calcola di default.
La complicazione: quali costi fai entrare nel conto?
Prima di rispondere, bisogna sbrogliare una cosa. “Costi” è una parola troppo larga. Pulizie e luce ci stanno sempre. Ma un software ammortizzato a 5 anni? E un impianto nuovo da 40.000 € pagato una volta e spalmato su tutti i mesi dell’anno?
Dipende da cosa vuoi sapere. E per questo la risposta non è un numero solo: sono tre.
- Scenario 1, Solo cassa. Pulizie, luce consumata, cibo, biancheria, manutenzioni spicciole. È il break-even cash: sotto questo prezzo stai effettivamente spendendo più di quanto incassi in questo momento.
- Scenario 2, Operativo normale. Cassa più gli ammortamenti ordinari: attrezzature, software, piccole manutenzioni periodiche. È il break-even del business a regime.
- Scenario 3, Tutto incluso. S2 più gli investimenti straordinari che hai fatto in struttura, una ristrutturazione, un cambio infissi, un ascensore nuovo. È la vista contabile completa, quella che vedi in dashboard.
Le tre cifre cambiano molto. Per le ville in bassa stagione: 15 € cassa, 18 € operativo, 32 € tutto incluso. La stessa villa “costa” il doppio se dentro ci metti l’investimento straordinario. Per questo il PM medio confonde il cliente invece di aiutarlo: sceglie uno dei tre numeri a caso, e non sa spiegare perché.
Il vero blocco: i costi non sono allocati per unità
Qui tocchiamo il nervo. Puoi calcolare il break-even solo se sai quanto costa ogni singola unità. Non “il condominio in media”. La singola Villa 1A a luglio, la singola 1A a gennaio, il singolo Apt 104.
Il PM medio non ce l’ha. Ha la bolletta della luce del contatore unico. Ha la fattura della ditta pulizie per tutto il complesso. Ha la manutenzione dell’ascensore che serve tre palazzi. E una volta l’anno ha una fattura da 15.000 € per il nuovo progetto finanziato, che dovrebbe essere spalmata, ma spalmata come?
Senza questa allocazione, la risposta alla domanda della cliente è un’approssimazione che si regge solo sulla media. Due unità a 400 metri di distanza, stesso listino, possono avere margini 28% vs 51%. La media è un numero che non esiste in natura.
I numeri che sono usciti
Alla fine della ricostruzione, la risposta alla domanda della cliente sta in una tabella sola. Una riga per segmento, una riga per stagione. Sulla voce “operativo normale”, quella che serve davvero per decidere il pricing.
| Segmento | Stagione | Break-even €/pax/notte | Tariffa attuale €/pax/notte | Margine | Verdetto |
|---|---|---|---|---|---|
| 10 Ville | Luglio + Agosto | 7,59 € | 42,71 € | +35,12 € | Ampio margine |
| 10 Ville | Gennaio + Febbraio | 17,64 € | 18,53 € | +0,89 € | Pareggio a pelo d’acqua |
| 8 Appartamenti | Luglio + Agosto | 13,20 € | 49,27 € | +36,07 € | Ampio margine |
| 8 Appartamenti | Gennaio + Febbraio | 21,69 € | 17,73 € | −3,96 € | Sotto soglia |
Tre numeri di questa tabella la cliente li aveva già intuiti. Il quarto, gli appartamenti d’inverno che perdono 4 € a notte a persona, non lo sospettava nemmeno. E il pareggio delle ville d’inverno a +0,89 € di margine? Vivere con un fiato sul collo da 6 mesi all’anno senza saperlo.
Quanto lavoro c’è dietro questa tabella
Prova a immaginare di dover rispondere senza Edoras. Ricostruire a mano significa:
- Esportare le prenotazioni dal channel manager, uno per uno, e sommare le persone × notti per ciascuna delle 18 unità in 4 mesi diversi. Una settimana di lavoro se fai bene.
- Recuperare tutte le voci di costo dell’anno dal gestionale. Riclassificarle una per una perché il tuo commercialista ha messo “manutenzioni” dove andava “pulizie” e “varie” dove andava “utenze”.
- Decidere un criterio di allocazione per ogni costo che non è per-unità: la luce del contatore generale, le spese del condominio, il compenso della ditta che pulisce tutto il complesso. Metri quadri? Notti occupate? Numero di ospiti?
- Spalmare i 92.319 € del progetto straordinario su 18 unità × 12 mesi e capire quanto pesa su ogni singola unità-mese. Non è una moltiplicazione, è una serie di scelte metodologiche.
- Separare i tre scenari, cassa, operativo, tutto incluso, in tre viste distinte, consistenti tra loro.
Due settimane di lavoro di un analista. Forse tre, se il gestionale ha bug di categorizzazione (e ne ha sempre).
Al prezzo di due settimane di analisi, nessun PM la fa. Nessun PM sa davvero se quei 4 € sotto soglia degli appartamenti d’inverno ci sono o no. Si vive “a sensazione”. Poi a dicembre si guarda il bilancio e ci si lamenta.
Cosa fa Edoras, in concreto
Quello che hai letto sopra, 18 unità, 4 periodi, 3 scenari, è il lavoro che Edoras fa ogni notte, automaticamente, su tutti i tuoi asset:
- Acquisisce i dati da PMS, channel manager, fatturazione. Non esporti niente, non allineni niente: è connesso.
- Alloca i costi sulla singola unità con metodologie trasparenti, per guest-nights, per metri quadri, per contatore. La regola è esplicita, quindi discutibile e verificabile.
- Separa le voci straordinarie da quelle ordinarie con un flag sulla tabella costi. I tre scenari diventano tre viste della stessa realtà con un click, non tre fogli Excel paralleli da tenere allineati a mano.
- Calcola i KPI che i PMS non ti danno, ADR per persona, break-even per persona, margine per singola unità, GOP per cluster.
Il messaggio delle 8:47 di lunedì ha avuto una risposta strutturata in meno di un giorno. Senza Edoras sarebbe stato: “fammi due settimane di tempo e ti rispondo”.
La cliente ora sa che d’inverno gli appartamenti vanno in rosso di 4 € a notte. Può alzare i prezzi del 25% e testare l’elasticità. Oppure chiudere due mesi e risparmiare utenze e cleaning retainer. Oppure fare pacchetti smart-working lunga-durata con ADR più basso ma ALOS 4x. Tre opzioni informate, con un numero dietro ciascuna.
Cosa fare lunedì mattina
Se hai un portafoglio di unità e qualcuno ti chiede “qual è il prezzo minimo per non perderci”, e la risposta onesta è “fammi tre giorni per ricostruire la contabilità”, allora il problema non è la domanda. Il problema è l’infrastruttura su cui stai lavorando.
Edoras fa questa ricostruzione ogni notte, automaticamente, per tutte le tue unità. Non è lo strumento che fa la differenza: è il fatto che la domanda della cliente ora ha una risposta in tempo reale, invece di una settimana di analisi.
Parlaci del tuo portafoglio, in 15 minuti capiamo se Edoras fa per te.